Badanie efektywności w firmie

Badanie efektywności

Efektywność pracy to jeden z podstawowych elementów funkcjonowania i rozwoju przedsiębiorstwa, osiągania celów i zysków. Badanie efektywności powinno dać nam odpowiedź na pytanie, jaki efekt uzyskuje firma przy określonych nakładach pracy i czy jest to efekt zadowalający. Jeśli nie, otrzymane dane mogą posłużyć do opracowania planu poprawy efektywności pracy.

W jakim celu i co mierzyć, aby zbadać efektywność?

Mając na myśli efektywność, najczęściej odnosimy ją do efektywności pracy ludzi. To prawda, że w ogromnym stopniu to pracownicy mają wpływ na to, jak rozwija się firma i jakie przynosi zyski. Jednakże kluczem do zbadania efektywności pracy jest spojrzenie na procesy, jakie zachodzą w firmie i koszty, jakie one generują.

W takim podejściu badanie efektywności to diagnozowanie, w których procesach, zachodzących w firmie kryją się największe koszty pracy, a więc którym procesom poświęcana jest największa ilość czasu. Nie szuka ono winy w pracownikach, ale sprawdza między innymi czy w firmie nie występuje nadmierne skomplikowanie procedur, zbyt długi czas oczekiwania na decyzje, brak ustrukturyzowanego podziału obowiązków lub nadmiar dublujących się, a przez to nieefektywnych, czynności. Jak mówi ekspert z firmy Nova Praxis, zajmującej się doskonaleniem funkcjonowania firm, w tym m.in. badaniem i poprawą ich efektywności:

– „Badanie efektywności procesów określa czas pracy nie tylko dla podstawowych obowiązków. Mierzy koszty wszystkich niepotrzebnych i przeszkadzających w pracy czynności. Jakie to czynności? Między innymi poprawa błędów po innych, nadmierne, wielopoziomowe akceptacje, oczekiwanie na decyzje, długotrwałe poszukiwanie informacji, kreowanie zbędnych raportów i wiele innych”.

Jak mierzyć efektywność?

Najważniejsze jest to, aby pomiar efektywności nie wpływał na prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa i nie stał się jednym z elementów utrudniających pracę. Badanie efektywności powinno przebiegać szybko i bez nadmiernego angażowania pracowników. Rozsądnym działaniem jest zlecenie wykonania pomiaru efektywności firmie zewnętrznej, która będzie nadzorowała proces i przygotuje profesjonalną analizę otrzymanych wyników, a także rekomendacje zmian niezbędnych do poprawy ergonomii pracy w firmie.

Pierwszym krokiem ku zbadaniu efektywności w firmie jest identyfikacja procesów w niej zachodzących. Wspólnie z pracownikami tworzony jest rejestr procesów, konkretnych czynności wykonywanych na danych stanowiskach i pojawiających się potencjalnych problemów. Następnie przeszkoleni z zasad pomiaru i jego narzędzi pracownicy rozpoczynają codzienne raportowanie czasu pracy. W warunkach biurowych, gdzie powtarzalność czynności jest niewysoka, pomiary trwają zazwyczaj 1-2 miesiące. W przypadku pomiaru procesów produkcyjnych o większej powtarzalności, mogą być skrócone do 1-2 tygodni.

Uzyskane wyniki są analizowane, a na ich podstawie powstają raporty z pomiaru. Firma zyskuje świadomość, gdzie tkwią największe problemy, a gdzie jest potencjał rozwojowy i szansa na poprawę efektywności w firmie. Dla newralgicznych obszarów można uruchomić ewentualną pogłębioną analizę, a następnie przeprowadzić optymalizacje procesów.