admin Faktura to jeden z najpowszechniejszych dokumentów używanych podczas zawierania transakcji. Fakturę wystawia osoba sprzedająca towar lub usługę na rzecz kupującego. Kupującym może być zarówno osoba prywatna, jak i inne przedsiębiorstwo. Z tego powodu każda firma powinna wyposażyć się w dobry program do wystawiania faktur. Czym zatem powinien się charakteryzować wygodny program księgowy?
Podstawowe cechy dobrego programu do wystawiania faktur
Aby program do faktur ułatwiał i przyspieszał proces wystawiania faktur w firmie powinien posiadać kilka podstawowych cech. Przede wszystkim dobry program do fakturowania powinien być intuicyjny oraz mieć możliwość generacji plików w formacje JPK – FA, co pozwala je dostarczać do odpowiednich organów rządowych. Ponadto program do faktur powinien:
- mieć możliwość wystawiana faktur we wszystkich walutach,
- posiadać możliwość powielania wystawionych faktur,
- automatycznie tłumaczyć wystawione faktury na inne języki,
- mieć możliwość wystawiania wszystkich rodzajów faktur,
- mieć możliwość zapisywania własnych szablonów faktur.
Równie ważną cechą, jaką powinien posiadać dobry program do wystawiania faktur, to możliwość przechowywania wszystkich danych o kontrahencie w jednym miejscu. Oznacza to, że w programie do fakturowania powinny znaleźć się dane takie jak nazwa, adres, e – mail, czy przyznane rabaty, ale również informacje dotyczące przeterminowanych należności, czy odsetek wynikających z nieterminowych wpłat. Co więcej, program do faktur powinien posiadać opcję, taką jak masowa wysyłka faktur, która przyspieszy wysyłkę do klientów.
Integracja programu fakturowego z innymi systemami
Program do faktur online powinien być zintegrowany z najważniejszymi systemami, w oparciu, o które dana firma pracuje. Przykładowo, jeśli firma prowadzi sprzedaż w sklepie na allegro, to zintegrowanie programu do wystawiania faktur ze sklepem internetowym przyspieszy proces wystawiania faktur, a ponadto go zautomatyzuje. Praktyczny i łatwy do obsługi program do księgowości online, jakim jest na przykład wfirma.pl.
Równie ważne jest, aby dobry program do wystawiania faktur był zintegrowany z takimi systemami jak:
- GUS,
- CMR,
- rządowa platforma PEF,
- e – commerce,
- CEIDG.
Dodatkowo zintegrowanie programu do fakturowania z BIG lub e – bankowością i systemami factoringowymi pozwala na ograniczenie problemu nieuczciwych kontrahentów oraz ułatwienie płacenia faktur przez klientów.
Bezpieczeństwo danych w programach fakturowych
Jako, że na fakturach znajdują się liczne dane kontrahentów, takie jak nazwy, imiona nazwiska i adresy bardzo ważną cechą dobrego programu do faktur jest dbałość o bezpieczeństwo danych. Oznacza to, że dobry program do fakturowania powinien posiadać zabezpieczenia przed usunięciem danych oraz przed wglądem w nie osób niepowołanych. Ponadto należy podkreślić, że programy do fakturowania muszą spełniać wymagania odnośnie bezpieczeństwa danych, jakie związane są z obowiązującymi przepisami RODO.
Dobry program do fakturowania musi spełniać wiele wymogów. Powinien posiadać możliwość integracji z wieloma systemami, ułatwiać i przyspieszać proces wystawiania faktur oraz zapewniać bezpieczeństwo wrażliwych danych osobowych. Dlatego też wielozadaniowość to cecha programu do fakturowania w systemie księgowości internetowej.
